Laptop flotta cseréje: hány évente érdemes gépet cserélni a cégnél?

Ha a céges informatikáról gondolkodsz, előbb-utóbb felmerül a kérdés: „Laptop flotta cseréje: hány évente érdemes gépet cserélni a cégnél?” A legtöbb vállalkozásnál ez úgy történik, hogy addig húzzák a gépek életét, amíg már mindenki panaszkodik: lassú, fagy, nem indul, „megint frissít”, „megint lefagyott a prezentáció”. Ilyenkor viszont már késő: a rejtett költségek, a kiesett munkaidő és az ideges dolgozók rég túltesznek azon, amit egy időben tervezett flottafrissítésbe kellett volna fektetni.

Ebben a cikkben megnézzük, hogyan érdemes gondolkodnod a laptop flotta cseréjéről TCO (teljes birtoklási költség), garanciaidő, teljesítményromlás és szervezeti szempontok alapján – és miért igaz az, hogy ha már mindenki panaszkodik, akkor biztosan elkéstél a cserével.

Mi az a TCO, és miért fontos a laptop flotta cseréjénél?

A TCO (Total Cost of Ownership, teljes birtoklási költség) azt jelenti, hogy nem csak a vételárat nézed, hanem mindent, ami a gép teljes életútja alatt pénzbe kerül:

• beszerzés,

• beüzemelés, szoftverek telepítése,

• karbantartás, javítás,

• esetleges alkatrészcserék,

• kiesett munkaidő hibák és lassúság miatt,

• végül a selejtezés / csere költsége.

Sok cég ott rontja el, hogy kizárólag az számít, mennyibe kerül most egy laptop. Pedig egy olcsó, de megbízhatatlan gép hosszú távon sokkal drágább tud lenni, mint egy drágább, de üzleti kategóriás, stabil eszköz.

TCO gondolkodás: mennyibe kerül valójában egy laptop évente?

Tegyük fel, hogy veszel egy 200 000 Ft-os gépet, amit 5 évig használsz. Papíron ez:

• 200 000 Ft / 5 év = 40 000 Ft / év

Ha viszont a gép:

• 3 év után olyan lassú, hogy napi 10–15 percet veszít a dolgozó a várakozással,

• évente 1–2 alkalommal szervizelni kell,

• a 4–5. évben már gyakoriak a fagyások, váratlan újraindulások,

akkor valójában a rejtett költség (kiesett munkaidő, IT-s plusz munkája, bosszúság) könnyedén elviszi azt, amit a beszerzésnél megspóroltál.

Most nézzük ugyanezt úgy, hogy:

• egy kicsit drágább, mondjuk 260 000 Ft-os üzleti kategóriás laptopot veszel,

• és 3 év után tervszerűen cseréled.

260 000 Ft / 3 év ≈ 86 700 Ft / év.
Papíron ez majdnem a duplája az előző példának. De:

• végig modern, gyors géppel dolgozik a kolléga,

• kevesebb a hibalehetőség,

• alacsonyabb a kiesett munkaidő,

• a cég összképet nézve hatékonyabban működik.

Ha hozzáveszed, hogy egy dolgozó egy havi bérét könnyedén elviszi az, ha évente néhány napot „a gépre várva” tölt, máris látszik: a TCO szemléletben nem biztos, hogy a ritka gépcsere a spórolás, sokszor épp az ellenkezője.

Garanciaidő: miért logikus a csere a garancia végéhez igazítva?

A laptop flotta cseréje szempontjából az egyik legfontosabb kapaszkodó a garanciaidő.

Általános tapasztalat:

• az üzleti kategóriás gépek gyárilag 3 év garanciával érkeznek vagy bővíthetők ennyire,

• felújított üzleti laptopoknál jellemzően 1 év garanciát adnak, ami sokszor bővíthető,

• fogyasztói, olcsóbb gépeknél gyakran csak 1–2 év a garancia, céges felhasználásra korlátozásokkal.

Logikus megközelítés:
a géppark tervezett életciklusa legyen összhangban a garanciaidővel.

Miért érdemes a garancia végére időzíteni a cserét?

• Garanciaidő alatt a hibák jó eséllyel, plusz költség nélkül javíthatók.

• A gép még jellemzően elég gyors, modern, használható.

• A garancia lejárta után hirtelen minden hiba „rád szakad”: hirtelen drágává válik a javítás.

Ha a laptopokat 3 év után cseréled:

• elkerülöd az „öregedésből” adódó halmozott hibákat,

• csökkented annak az esélyét, hogy „egy héten három gép is beadja a kulcsot”,

• a flotta teljesítménye egyenletes marad,

• könnyebb tervezni az éves IT-költségvetést.

Ezért is szokták nagyobb cégek 3–4 éves periódusban ütemezni a laptop flotta cseréjét – nem azért, mert „pazarlók”, hanem mert kiszámítható és TCO szempontból racionális.

Teljesítményromlás: a gép papíron még jó, a gyakorlatban már szenvedés

A laptop flotta cseréjének egyik legnehezebben mérhető, de annál fontosabb aspektusa a teljesítményromlás.

Egy laptop életében jellemzően ez történik:

• Az első 1–2 évben: gyors, reszponzív, „minden repül”.

• 3–4 éves korban:

  • több a telepített program,

  • nagyobbak a céges adatbázisok,

  • újabb, erőforrás-igényesebb szoftververziók jelennek meg,

  • nő a böngészőfülek száma, több a felhős alkalmazás.

• 4–5 év után:

  • lassabb rendszerindítás,

  • hosszabb app megnyitási idők,

  • gyakori „gondolkodás”, fagyás,

  • RAM és CPU kihasználtság sokszor csúcsra jár.

Papíron a gép „még működik”, sőt akár még a szoftverkövetelmények is teljesülnek. Az emberek valójában ezt érzik:

• „Megint 3 percet vártam a gépre.”

• „Ötödik alkalommal indul újra a Teams.”

• „Mire megnyitja az Excel-t, már elfelejtem, mit akartam csinálni.”

Mit jelent ez pénzben?

Ha egy dolgozó naponta 10 percet veszít a lassú gépe miatt, az:

• havi szinten kb. 200 perc (20 munkanap × 10 perc) = több mint 3 óra

• éves szinten: 3 óra × 12 = 36 óra, nagyjából egy teljes munkahét.

Ha a cégnél 10 dolgozó használ ilyen állapotban lévő gépet:

• 10 × 36 óra = 360 óra / év elmegy arra, hogy a gépet várják.

Ez már önmagában többet érhet, mint a gépcserére költött pénz – és ebben még nincs benne az idegeskedés, hibázás, frusztráció „mellékköltsége”.

Éppen ezért a laptop flotta cseréjénél fontos gondolat:

Nem az a kérdés, hogy a gép még „elindul-e”, hanem az, hogy támogatja-e a hatékony munkát.

„Ha már mindenki panaszkodik, késő” – miért kell előre tervezni?

A legtöbb cég életében a laptop csere akkor kerül napirendre, amikor:

• már több kolléga jelzi, hogy „használhatatlanul lassú a gépem”,

• sorra jönnek a hibajegyek: fagy, újraindul, elszáll a háttértár, eltűnnek fájlok,

• prezentáció közben egy meetinget dob szét a laptop,

• egyszerű feladatokra is hosszú perceket kell várni.

Ilyenkor a reakció általában:

• „Jó, akkor sürgősen vegyünk egy-két új gépet.”

• „Most gyorsan hozzunk be valamit, aztán majd később átgondoljuk.”

Ez azonban tűzoltás, nem stratégia. Ha már itt tartasz, az azt jelenti, hogy:

• a flotta cseréje legalább 1–2 évvel korábban már időszerű lett volna,

• addigra már jelentős mennyiségű munkaidő veszett kárba,

• a dolgozói élmény, motiváció is sérült („megint a vacak gép miatt nem tudok dolgozni”).

Mit jelent az előre tervezett laptop flotta csere?

• már a gépek vásárlásakor meghatározod: hány évre tervezed őket (pl. 3 év),

• a költségvetésben éves szinten számolsz a cserével, nem ad hoc módon,

• a csere szakaszosan történik (pl. évente a géppark 1/3-át cseréled),

• a kollégák nem hirtelen kapnak új gépet, hanem van egy átgondolt, átlátható ütemezés.

Ennek eredménye:

• kevesebb hirtelen nagy kiadás,

• kiegyensúlyozott teljesítményű géppark,

• kevesebb panasz, kevesebb váratlan leállás,

• jobban tervezhető IT-költség.

Hány évente érdemes gépet cserélni a cégnél?

A válasz nyilván függ a cég profiljától, a munkaterheléstől, a felhasználói igényektől, de néhány általános irányelvet lehet mondani:

3 év – a „biztonságos” üzleti ciklus

• Üzleti kategóriás gépeknél gyakori a 3 éves garancia.

• 3 évig jellemzően jól bírják teljesítményben, megbízhatóságban.

• 3 év után kezd erősebben látszani a teljesítményromlás, nő a meghibásodások esélye.

Ha a cég:

• intenzíven használja a gépeket,

• sok a felhős rendszer, videóhívás,

• kritikus, hogy ne álljon a munka,

akkor a 3 éves csereciklus adja a legkiszámíthatóbb, üzembiztos megoldást.

4 év – kompromisszum, ha erős alapokra építettél

• Jó minőségű, üzleti kategóriás laptopoknál még 4 évig vállalható teljesítményszinten tartható a flotta,

• de érdemes számolni azzal, hogy a 3–4. évben nőnek a „lassulásos” panaszok.

• 4 éves ciklusnál különösen fontos a proaktív karbantartás (SSD, RAM, rendszeres tisztítás).

Ez egy vállalható kompromisszum lehet, ha a költségvetés ezt kívánja, de még mindig tervezett, nem „amíg bírja, használjuk” szemlélet.

5 év vagy több – csak speciális esetekben

• 5 év felett a gépek többsége érezhetően lassú lesz, hiába javítgatsz rajtuk.

• Nagyobb a hardverhibák kockázata (táp, alaplap, kijelző, zsanér, akkumulátor).

• Csak olyan szerepkörökben érdemes ennyire elnyújtani a használatot, ahol:

  • nagyon alacsony az igény (pl. infópult, ritkán használt munkaállomás),

  • vagy külön célhardverről van szó.

Általános irodai használatra – főleg admin, pénzügy, értékesítés, projektmenedzsment – ritkán jó döntés 5+ éves gépeket rendszerben tartani, különösen, ha napi 6–8 órában dolgoznak rajtuk.

Flotta csere okosan: nem mindenkinek egyszerre kell új gép

Gyakorlati szempontból nem kell és nem is mindig célszerű egyben lecserélni az egész flottát.

Szegmentálás felhasználói csoportok szerint

Az egyik jó módszer, ha meghatározod:

• kik a kritikus felhasználók (vezetők, kulcs pozíciók, erősen felhő- / adatintenzív munkák),

• kik az átlagos irodai felhasználók,

• kik a „light” felhasználók (ritkábban használt gépek, kisegítő munkakörök).

Ennek alapján:

• a kritikus felhasználóknál akár 3 évente cserélsz,

• az átlagos csoportnál 3–4 évente,

• a light felhasználóknál az erősebb gépek „leforgathatók” a felsőbb kategóriából, és még 1–2 évig használhatók.

Így egy 3–4 éves csereciklus mellett is elérheted, hogy:

• a fontos helyeken mindig friss, gyors gépek legyenek,

• a régebbieket ne kelljen azonnal selejtezni, hanem alacsonyabb igényű feladatokra „lemennjenek”.

Tartalék gépek és fokozatos csere

Jó gyakorlat, ha mindig tartasz a flottában:

• 1–2 tartalék gépet, amit gyorsan be tudsz vetni hiba esetén,

• a csere nem pánikszerű, hanem fokozatos:

  • évente a géppark 20–30%-át cseréled,

  • így mindig vegyes korösszetételű, de ésszerűen friss flotta lesz.

Ez a fajta fokozatosság pénzügyileg is barátságosabb, és az IT-nak is könnyebb kezelni.

Összefoglalás: hogyan gondolkodj a laptop flotta cseréjéről?

Ha a „Laptop flotta cseréje: hány évente érdemes gépet cserélni a cégnél?” kérdésre szeretnél magabiztos választ adni, érdemes a következőket fejben tartanod:

• Ne csak a vételárat nézd, hanem a TCO-t: beszerzés + karbantartás + kiesett munkaidő + ideges kollégák.

• Gondolkodj garanciaidőben: 3 év körüli garancia = 3 éves ideális csereperiódus.

• Számolj a teljesítményromlással: papíron jó gép is lehet munkavégzésre már kellemetlenül lassú.

• Jegyezd meg: ha már mindenki panaszkodik, biztosan elkéstél – akkor már évek óta termeli a rejtett költségeket a géppark.

• Tervezz előre, ne pánikszerűen: szakaszos csere, szegmentált felhasználók, tartalék gépek.

• Fogd fel a gépeket munkaeszköznek, nem „kiadásnak”, amit minél tovább „ki kell húzni”.

Egy jól megtervezett, rendszeresen frissített laptop flotta gyorsabb, stabilabb munkavégzést, kisebb stresszt és hosszú távon kiszámíthatóbb költségeket jelent.

Hogyan tudunk segíteni a laptop flotta cseréjének megtervezésében?

Ha szeretnél tudatosan, TCO szemlélettel gondolkodni a laptop flotta cseréjéről, és nem tűzoltásként gépeket venni, érdemes velünk, mint szakértővel átnézni – szívesen segítünk benne:

• milyen gépeket használtok most,

• hány évesek, milyen állapotban vannak,

• milyen felhasználói csoportok vannak a cégnél,

• mi az ideális csereciklus a ti működésetekhez.

Mi PC-k és laptopok, nyomtatók, Wi-Fi és hálózati eszközök értékesítésével foglalkozunk, és rendszergazda szolgáltatást is kínálunk. Ez azt jelenti, hogy:

• segítünk megtervezni a teljes gépparkod életciklusát,

• ajánlunk megfelelő üzleti kategóriás új vagy felújított gépeket,

• kialakítjuk az irodai hálózatot és Wi-Fi-t,

• gondoskodunk a nyomtatók, szerverek, NAS-ok és egyéb eszközök összhangjáról,

• folyamatosan támogatjuk a kollégáidat, ha informatikai problémájuk adódik.

Így nem neked kell kitalálnod, hogy hány évente érdemes gépet cserélni a cégnél, hanem közösen megtervezünk egy olyan laptop és PC flottát, ami hosszú távon stabilan, kiszámítható költségek mellett támogatja a céged működését.