Egy kisebb vagy nagyobb irodában teljesen természetes igény, hogy egy nyomtatót több számítógépen is használni lehessen, akár 3, 5 vagy 10 munkaállomásról. Ilyenkor nem az a cél, hogy minden asztal mellé külön nyomtató kerüljön, hanem az, hogy ugyanaz az eszköz a hálózaton keresztül minden jogosult felhasználó számára elérhető legyen. A hálózati nyomtató telepítése azonban nem mindig merül ki abban, hogy Windowsban rákattintasz a „Nyomtató hozzáadása” lehetőségre. Fontos a megfelelő hálózati kapcsolat, a fix IP-cím, a driver, a jogosultságok és az is, hogy az iroda infrastruktúrája stabilan működjön.
Egy jól beállított hálózati nyomtató kényelmes, gyors és megbízható megoldást jelent. A kollégáknak nem kell pendrive-val egyik géptől a másikig járkálniuk, nem szükséges ugyanazt a dokumentumot e-mailben elküldeni annak, akinek a gépéhez a nyomtató csatlakozik, és egy központi eszköz fenntartása is gazdaságosabb lehet, mint több különálló nyomtató üzemeltetése.
A megfelelő telepítéshez azonban érdemes tisztában lenni azzal, hogyan működik a hálózati nyomtatás, milyen lehetőségeket kínál a Windows, és miért fontos néhány alapvető hálózati beállítás.
Mit jelent az, hogy hálózati nyomtató?
Hálózati nyomtatóról akkor beszélünk, amikor a nyomtató nem kizárólag egyetlen számítógéphez kapcsolódik USB-kábelen keresztül, hanem az iroda helyi hálózatának része.
Ez történhet vezetékes Ethernet-kapcsolattal vagy Wi-Fi-n keresztül.
A nyomtató ilyenkor saját hálózati címet kap, és a számítógépek ezen keresztül érik el. Ennek köszönhető, hogy ugyanaz az eszköz egyszerre több munkaállomáshoz is hozzáadható.
Ez különösen előnyös olyan irodákban, ahol több kolléga dolgozik ugyanazon a helyi hálózaton, és mindenki rendszeresen nyomtat dokumentumokat, számlákat, szerződéseket, ajánlatokat vagy egyéb anyagokat.
A hálózati megoldás egyik legnagyobb előnye, hogy nem függ egyetlen számítógéptől. Ha a nyomtató közvetlenül a hálózatra csatlakozik, akkor nem szükséges egy adott PC-t bekapcsolva tartani ahhoz, hogy a többiek is nyomtatni tudjanak.
Egy nyomtató 3, 5 vagy 10 számítógépen is használható
Technikailag nincs különösebb akadálya annak, hogy ugyanazt a nyomtatót több számítógépen használd.
Egy kisebb irodában lehet, hogy három vagy négy munkaállomás csatlakozik ugyanahhoz az eszközhöz, míg egy nagyobb cégnél akár tíz vagy ennél több felhasználó is ugyanazon a hálózati nyomtatón dolgozhat.
A lényeg az, hogy minden számítógép ugyanazt a hálózatot érje el, megfelelően legyen telepítve a nyomtató drivere, és a nyomtató hálózati címe stabil maradjon.
Minél több felhasználó van, annál fontosabb a jól átgondolt beállítás.
Ha például a nyomtató IP-címe időnként megváltozik, előfordulhat, hogy több gépen egyszerre megszakad a kapcsolat. Ilyenkor a felhasználók azt tapasztalják, hogy a nyomtató „offline”, miközben valójában az eszköz működik, csak más címen érhető el.
Ezért céges környezetben a hálózati nyomtatásnál a stabilitás legalább olyan fontos, mint maga a telepítés.
Miért fontos a fix IP-cím a nyomtatónál?
A fix IP-cím az egyik legfontosabb beállítás hálózati nyomtató esetén.
A hálózatba csatlakozó eszközök általában automatikusan kapnak egy IP-címet a routertől vagy más DHCP-szervertől. Ez otthoni környezetben sokszor megfelelő, de irodai nyomtatónál problémát jelenthet.
Ha a nyomtató egyik nap például egy adott IP-címet kap, majd egy újraindítás után másikat, akkor a számítógépek elveszíthetik vele a kapcsolatot.
Ez különösen kellemetlen akkor, ha a nyomtató tíz különböző munkaállomáson van telepítve.
Ilyenkor célszerű a nyomtatónak fix IP-címet beállítani, vagy a hálózati eszközön DHCP-foglalást alkalmazni.
A cél mindkét esetben az, hogy a nyomtató mindig ugyanazon a hálózati címen legyen elérhető.
Ez egyszerűbbé teszi a telepítést, a hibakeresést és a későbbi karbantartást is.
Hálózati nyomtató telepítése Windows alatt
Windows környezetben többféleképpen lehet hálózati nyomtatót hozzáadni.
A legegyszerűbb esetben a rendszer automatikusan felismeri a hálózaton elérhető eszközt. Ilyenkor a Beállítások között a Nyomtatók és szkennerek menüben elindítható az új nyomtató hozzáadása.
A Windows megkeresi az elérhető nyomtatókat, és ha az eszköz támogatott és megfelelően látható a hálózaton, néhány kattintással hozzáadható.
Irodai környezetben azonban sokszor jobb megoldás közvetlenül IP-cím alapján telepíteni a nyomtatót.
Ez stabilabb és kiszámíthatóbb megoldás lehet, főleg akkor, ha több számítógépen ugyanazt a konfigurációt szeretnéd használni.
Ilyenkor a Windowsban TCP/IP-cím alapján hozzáadható a nyomtató, majd kiválasztható vagy telepíthető a megfelelő driver.
Miért fontos a megfelelő driver?
A nyomtató driver, vagyis illesztőprogram biztosítja a kommunikációt a Windows és a nyomtató között.
Nem minden esetben elég, ha a rendszer egy általános drivert automatikusan telepít.
Egy univerzális driverrel lehet, hogy az alapvető nyomtatási funkció működik, de bizonyos speciális lehetőségek nem lesznek elérhetők.
Ilyen lehet például a kétoldalas nyomtatás, a több tálca kezelése, a színes és fekete-fehér mód megfelelő vezérlése, a speciális papírméretek vagy akár a szkennelési funkciók.
Ezért irodai használatnál általában érdemes a gyártó által ajánlott illesztőprogramot telepíteni.
Ha több számítógépen történik a telepítés, célszerű ugyanazt a driververziót használni minden gépen. Ezzel csökkenthető annak az esélye, hogy egyes munkaállomások másképpen viselkedjenek ugyanazzal a nyomtatóval.
USB-s nyomtató is megosztható több számítógép között?
Igen, de ez más megoldás.
Ha a nyomtató nem rendelkezik hálózati csatlakozással, hanem USB-n keresztül egy számítógéphez kapcsolódik, akkor Windows alatt meg lehet osztani.
Ebben az esetben az a számítógép lesz tulajdonképpen a nyomtatószerver, amelyhez az eszköz fizikailag csatlakozik.
A többi számítógép ezen a gépen keresztül tud nyomtatni.
Ez kisebb irodában működhet, de van egy jelentős hátránya: a megosztást biztosító számítógépnek bekapcsolva kell lennie.
Ha valaki kikapcsolja, újraindítja vagy valamilyen hálózati probléma jelentkezik rajta, akkor a többi felhasználó sem tud nyomtatni.
Ezért ha rendszeresen több számítógépről használjátok ugyanazt a nyomtatót, hosszabb távon praktikusabb egy valódi hálózati nyomtató.
Ethernet vagy Wi-Fi legyen?
Sok modern irodai nyomtató Ethernet- és Wi-Fi-kapcsolatot is támogat.
Mindkettő használható, de céges környezetben gyakran a vezetékes kapcsolat a stabilabb megoldás.
Ethernet esetében a nyomtató közvetlenül egy switchhez vagy routerhez csatlakozik. Ez általában megbízhatóbb, kisebb az esélye a kapcsolat megszakadásának, és a Wi-Fi jelerőssége sem befolyásolja a működést.
Wi-Fi viszont praktikus lehet olyan helyen, ahol nincs kiépítve hálózati kábelezés a nyomtató közelében.
Ilyenkor különösen fontos, hogy megfelelő legyen a vezeték nélküli hálózat lefedettsége és stabilitása.
Ha gyenge a Wi-Fi jel, túlterhelt a hozzáférési pont vagy rendszeresen megszakad a kapcsolat, azt a nyomtatás során is érezni fogod.
A nyomtatási hibák egy része valójában nem is a nyomtató problémája, hanem a hálózat instabil működéséből ered.
Mi történik, ha a Windows nem találja a hálózati nyomtatót?
Előfordulhat, hogy a nyomtató működik, csatlakozik a hálózathoz, a Windows mégsem jeleníti meg automatikusan.
Ez önmagában még nem jelenti azt, hogy az eszköz hibás.
Ilyenkor érdemes ellenőrizni a nyomtató IP-címét, majd megvizsgálni, hogy a számítógépről elérhető-e.
Ha IP-címen keresztül elérhető, akkor manuálisan is hozzáadható.
Problémát okozhat még a Windows tűzfal, a hálózati profil, a nem megfelelő driver, vagy az, ha a számítógép és a nyomtató valamilyen okból nem ugyanazon a hálózati szegmensen található.
Nagyobb céges hálózatokban VLAN-ok is használhatók, ilyenkor a nyomtató és a kliens számítógép közötti kommunikáció már hálózati szabályoktól is függhet.
Jogosultságok és felhasználói hozzáférés
Többfelhasználós környezetben nem mindig az a cél, hogy mindenki korlátozás nélkül használhassa az összes nyomtatót.
Lehetnek különböző részlegek, például pénzügy, ügyvezetés, raktár vagy ügyfélszolgálat, amelyek eltérő eszközöket használnak.
Ilyenkor jogosultságokkal szabályozható, hogy ki melyik nyomtatóhoz fér hozzá.
Windows-alapú céges környezetben, különösen tartományi rendszer esetén, központilag is kezelhetők ezek a beállítások.
Ez nemcsak biztonsági szempontból hasznos, hanem kényelmesebbé teszi az üzemeltetést is.
Egy új kolléga belépésekor például nem kell feltétlenül minden nyomtatót kézzel egyenként telepíteni, ha a rendszer megfelelően van kialakítva.
Mi a helyzet több telephely esetén?
Ha egy cég több irodával vagy telephellyel rendelkezik, a nyomtatási környezet már összetettebb lehet.
Ilyenkor általában célszerű telephelyenként külön nyomtatókat használni, és a felhasználók számára azt az eszközt elérhetővé tenni, amely fizikailag is közel van hozzájuk.
VPN-kapcsolaton vagy összekapcsolt hálózatokon keresztül technikailag távoli nyomtató is elérhető lehet, de ennek megfelelő hálózati beállításokra van szüksége.
Céges környezetben ezért nem érdemes kizárólag nyomtatótelepítésként kezelni a problémát.
A hálózati infrastruktúrát, a hozzáféréseket és a biztonsági szempontokat együtt kell vizsgálni.
Miért lesz időnként „offline” a hálózati nyomtató?
Az „offline nyomtató” az egyik leggyakoribb irodai panasz.
Ennek rengeteg oka lehet.
Lehet hálózati kapcsolatvesztés, megváltozott IP-cím, hibás Windows-port, elakadt nyomtatási sor, driverprobléma, Wi-Fi-hiba vagy akár maga a nyomtató is lehet olyan állapotban, amely miatt nem fogad munkát.
Ilyenkor nem feltétlenül érdemes azonnal törölni és újratelepíteni a nyomtatót.
Elsőként azt kell kideríteni, hogy a számítógép egyáltalán eléri-e az eszközt.
Ha a nyomtató hálózaton elérhető, akkor a problémát már a Windows, a driver vagy a nyomtatási sor környékén érdemes keresni.
Ha hálózaton sem érhető el, akkor valószínűbb, hogy a kapcsolat, az IP-cím vagy maga a hálózat okozza a hibát.
Miért akad bent egy dokumentum a nyomtatási sorban?
Windows alatt minden nyomtatónak van egy nyomtatási sora.
Ha egy dokumentum hibásan kerül bele, vagy a nyomtató éppen nem elérhető, előfordulhat, hogy a sor megakad.
Ilyenkor sokszor az összes további dokumentum is várakozik.
Egy irodában ez különösen zavaró lehet, mert egyszerre több kolléga is küldhet nyomtatási feladatot ugyanarra az eszközre.
A beragadt nyomtatási feladatokat általában törölni lehet, de előfordulhat, hogy a Windows nyomtatási szolgáltatását is újra kell indítani.
Ha ez rendszeresen megtörténik, érdemes megvizsgálni az okát, mert lehet driverprobléma, hálózati instabilitás vagy hibás nyomtatóbeállítás is.
Több számítógép esetén legyen egységes a beállítás
Ha ugyanazt a nyomtatót 5–10 számítógépen használjátok, célszerű egységes módon telepíteni.
Ha az egyik gépen IP-cím alapján, a másikon automatikus felismeréssel, a harmadikon egy másik számítógépen keresztüli megosztással van beállítva ugyanaz az eszköz, a későbbi hibakeresés nehézkes lesz.
Sokkal jobb, ha az összes gépen ugyanazzal a driverrel, ugyanazon az IP-címen és azonos beállításokkal van telepítve.
Ez különösen akkor fontos, ha később rendszergazdának kell megoldania egy problémát.
Az egységes informatikai környezet nemcsak szebb megoldás, hanem ténylegesen kevesebb hibalehetőséget jelent.
Nyomtatószerver használata nagyobb környezetben
Nagyobb cégeknél már érdemes lehet központi nyomtatószervert használni.
Ilyenkor nem minden számítógépen külön-külön konfigurálják a nyomtatókat, hanem a szerver kezeli őket központilag.
A felhasználók a nyomtatószerveren keresztül kapcsolódnak az eszközökhöz.
Ennek előnye, hogy a driverek, jogosultságok és nyomtatók központilag kezelhetők.
Ha változik valamilyen beállítás, nem feltétlenül kell minden munkaállomáson külön módosítani.
Egy 3–5 gépes kis irodában nem biztos, hogy szükség van erre, de több tucat felhasználónál már jelentősen egyszerűsítheti az üzemeltetést.
Milyen nyomtatót érdemes választani több felhasználóhoz?
Nem minden nyomtató alkalmas ugyanarra a terhelésre.
Ha egy nyomtatót napi néhány oldalra terveztek, nem biztos, hogy megfelelő lesz egy tízfős irodában, ahol mindenki rendszeresen nyomtat.
Több felhasználó esetén érdemes figyelembe venni a nyomtatási sebességet, a havi ajánlott terhelést, a papírtálca kapacitását, a toner vagy tinta költségét, a kétoldalas nyomtatást, a hálózati csatlakozást és a szkennelési igényeket is.
Egy olcsóbb eszköz megvásárlása hosszú távon drágább is lehet, ha magas az oldalankénti költsége, lassú, vagy túl gyakran kell kellékanyagot cserélni benne.
Céges környezetben ezért a nyomtatót nemcsak a vételára alapján érdemes kiválasztani.
Multifunkciós nyomtató közös használata
Sok irodában nemcsak nyomtatni szeretnének, hanem szkennelni és másolni is.
Ilyenkor multifunkciós hálózati eszköz lehet az ideális választás.
A hálózati szkennelés azonban külön beállításokat is igényelhet.
Lehet például közös hálózati mappába szkennelni, e-mailbe továbbítani a dokumentumot, vagy adott számítógépre küldeni.
Ezekhez sok esetben felhasználói jogosultságokat, SMTP-beállítást vagy megosztott mappát is konfigurálni kell.
Ez jól mutatja, hogy egy modernebb irodai nyomtató valójában már önálló hálózati eszköz, és sokszor ugyanúgy informatikai konfigurációt igényel, mint egy számítógép vagy egy szerver.
A jó Wi-Fi a hálózati nyomtatás alapja is lehet
Ha a nyomtató és több laptop is Wi-Fi-n keresztül kommunikál, az egész rendszer működése függ a vezeték nélküli hálózattól.
Gyenge lefedettség, túlterhelt router vagy rosszul elhelyezett hozzáférési pont esetén a nyomtatás lassúvá és bizonytalanná válhat.
Ezért egy céges irodában érdemes a Wi-Fi-rendszert is megfelelően megtervezni.
Nem biztos, hogy egyetlen otthoni kategóriájú router elegendő egy több helyiségből álló irodához, ahol egyszerre több laptop, telefon, nyomtató és egyéb hálózati eszköz működik.
A stabil nyomtatás sok esetben tehát nemcsak a nyomtatón múlik.
Mikor érdemes szakemberhez fordulni?
Ha csak egy számítógépet és egy egyszerű Wi-Fi-s nyomtatót használsz, a telepítés sok esetben otthon is könnyen elvégezhető.
Egy többgépes irodai környezet viszont már más kategória.
Ha 5–10 számítógépen kell egységesen beállítani a nyomtatást, fix IP-címet kell konfigurálni, jogosultságokat szeretnél kezelni, hálózati hibák vannak vagy rendszeresen eltűnik a nyomtató, érdemes szakember segítségét kérni.
Egy jól kialakított rendszerrel rengeteg későbbi bosszúság elkerülhető.
Nem az a cél, hogy minden héten újra kelljen telepíteni a nyomtatót, hanem az, hogy a kollégák egyszerűen kiválasszák a megfelelő eszközt, rákattintsanak a nyomtatásra, és az működjön.
Ha bizonytalan vagy abban, hogyan érdemes kialakítani a hálózati nyomtatást, fordulj hozzánk bátran. Segítünk a megfelelő nyomtató kiválasztásában, a hálózati beállításokban, a driverek telepítésében, az IP-címek konfigurálásában és a felmerülő hibák elhárításában is.
Nem csak nyomtatótelepítésben tudunk segíteni
Egy irodai informatikai rendszerben a nyomtató csak egy része az egésznek. A számítógépek, laptopok, hálózat, Wi-Fi és egyéb eszközök egymással összefüggő rendszert alkotnak.
PC-k, laptopok, nyomtatók és Wi-Fi eszközök értékesítésével is foglalkozunk, ezért akkor is tudunk segíteni, ha új munkaállomásokat szeretnél kialakítani, meglévő számítógépeket cserélnél le, vagy jobb hálózati megoldásra van szükséged.
Emellett rendszergazda szolgáltatást is kínálunk, így nemcsak egy-egy eszközt tudunk biztosítani, hanem abban is segítünk, hogy a céged informatikai rendszere átgondoltan, stabilan és biztonságosan működjön.
Megnézzük, milyen PC-re vagy laptopra van szükséged, milyen nyomtató illik a napi terheléshez, hogyan érdemes kialakítani a Wi-Fi-hálózatot, és az informatikai problémák megoldásában is számíthatsz ránk.
Akár egyetlen hálózati nyomtatót szeretnél 3–5 számítógépen használni, akár egy teljes irodai informatikai környezetet kell kialakítani, érdemes olyan megoldást választani, amely nemcsak ma működik, hanem hosszú távon is megbízhatóan használható.